Che fatica capire cosa fare per prima cosa

Eccoci qua, un altro lunedì e l'ennesima lista di cose da fare. 

Ormai lo sai, la regola è ragionare sull'urgenza e sull'importanza, e ti dici "dai ce la posso fare". Sai che alcune attività sono più urgenti di altre, alcune sono importanti, altre puoi rimandarle. E allora perché quando ti metti al lavoro fai fatica a capire da dove cominciare? 

Che grande aiuto poter contare su svariati consigli di time management, tra cui quello di iniziare dalla cosa più veloce, così almeno ne togli una. E se fosse meglio rispondere a chi sta ancora aspettando un tuo feedback, una risposta o una parte del progetto? E se ti dedicassi a ciò che ti sembra più urgente, anche se avevi in programma tutt'altro?

Come vedi, le modalità per organizzarsi sono davvero molteplici, ma alla fine della giornata potrebbe comunque capitare di ritrovarti con tante cose fatte, ma con la sensazione di non aver fatto avanzare davvero il tuo lavoro, o in generale quello che avevi in mente di fare.

Facciamo un passo indietro! Quando ragioniamo in generale sulle priorità, spesso ci chiediamo cosa sia urgente e cosa sia importante. Sarà che ormai sembra non si possa fare a meno di nominare la matrice di Eisenhower quando si parla di organizzazione e gestione del tempo, e allora ci viene naturale citarla e fermarsi a questa modalità.

Di certo ragionare su urgente e importante è utilissimo, ma alla luce delle diverse difficoltà che colgo intorno a me in merito all'organizzazione, mi chiedo se sia davvero abbastanza come riflessione. 

Un'attività infatti potrebbe essere importante senza la necessità di dover essere svolta proprio adesso; così come un'attività che non sembra urgente, potrebbe essere inquadrata come quella da cui dipende tutto il resto.

Pensiamo alla preparazione di una proposta per un cliente. Non è detto che tu abbia tutte le informazioni sotto mano e tutte a disposizione. Magari hai bisogno di recuperarle, di verificare dei dati o di ricevere risposte dalle persone con cui ti stai confrontando. Puoi anche metterti subito a scrivere, ma se ti manca un elemento fondamentale rischi di fermarti, riprendere il lavoro e interromperlo più volte e doverlo modificare. In questo caso, allora, l'attività da cui partire potrebbe essere recuperare tutto ciò che ti serve, così da non interromperti continuamente nella redazione della proposta. 

Per capire che cosa viene prima, diventa allora necessario iniziare a osservare come sono collegate le varie attività, invece di guardarle singolarmente, ad una ad una. Diversamente, infatti, rischiamo di perdere pezzi e non avere una visione di insieme, il famoso flusso di lavoro.

Facciamo un gioco.

Rispetto alle attività che hai in programma di fare, o anche solo una se lo preferisci, verifica:

1. cosa succede realmente se non svolgi oggi questa attività. Ci sarebbe qualche persona in attesa? Qualche altra attività verrebbe bloccata? O nulla di tutto questo?

2. quest'attività da cosa dipende? Puoi lavorarci subito o ti manca qualche informazione? Devi aspettare una risposta, completare altre attività?

L'esercizio/gioco della settimana serve ad approfondire le attività presenti nella tua do to list, in modo da capire se c'è qualcosa che può aspettare, qualcosa che invece serve iniziare a fare perché vincolante per il futuro.

Mi piacerebbe che dopo la lettura di questa newsletter si riflettesse sulla ricerca di una modalità diversa di guardare alle priorità. Mi piacerebbe ad esempio che le priorità non fossero protagoniste di una gara dove sia necessario accaparrarsi il miglior posto in classifica per essere notate. 

Anche perché non è sempre possibile o facile seguire un ordine valido per tutta la giornata, e ancora meno per tutte le persone.

Le priorità cambiano quando arriva una richiesta, quando manca un'informazione, in prossimità di una scadenza o quando un'attività dipende da qualcun altro. Per questo, quando si parla di organizzazione, è limitante pensare che si tratti solo di decidere cosa fare. Organizzare vuol dire anche capire che cosa deve succedere prima, che cosa può aspettare e cosa può bloccare tutto.

È normale a volte non sapere da dove cominciare. Può succedere perché:

• a livello individuale, una persona ha troppe attività e fatica a scegliere;

• a livello di flusso di lavoro, perché non esiste un ordine chiaro tra le attività;

• a livello di coordinamento, perché le richieste, le responsabilità e le scadenze si sovrappongono, oppure tutto passa da una sola persona.

Si può allora scegliere di lavorare sulle proprie priorità individuali, su quelle del gruppo o su entrambe, e perché no, magari anche grazie alla consulenza organizzativa. 

Dal mio mondo e dal mio tempo.

La scorsa settimana ho partecipato a una giornata di coworking (ne ho già parlato in un mio post), e devo dire che ho beneficiato della carica della giornata e delle splendide persone che ho incontrato. Sono stata bene grazie a quell'ondata di energia, degli abbracci, dei sorrisi, della condivisione. Lavorare da sola mi piace molto, ma in queste occasioni ho sempre modo di fare scorta di meraviglia. E questo aiuta a far meglio!

È stata però anche una settimana emotivamente complessa da gestire, un po' per il malcontento diffuso che continua ad aumentare, le scosse di terremoto che fanno ballare un po' la Sicilia (casa mia). E allora ho ritagliato degli spazi di silenzio, per creare una piccola bolla fatta delle mie certezze, di ciò e chi conta per me, proteggendo quello spazio e pensando a come poter fare il mio meglio, anche se in piccola parte.

Ho ripreso a creare un mio piccolo spazio anche nel mio bullet journal, arricchendolo di frasi, di pensieri, di immagini, per raccontare un po' chi sono oggi. Lo trovo un ottimo modo per conoscermi meglio, per rilassarmi e per giocare un po' con la creatività. E perché no, anche per regalarmi un po' di serenità, di colore, di libertà.

Martedì e mercoledì dalle 7.00 alle 8.30 circa mi trovate come speaker, insieme ad altri cari compagni di viaggio, nelle live audio di Le voci del mattino , dove ricordo sia possibile scegliere di partecipare alla diretta ascoltando e/o aggiungendo il vostro punto di vista. E se l'ora non è proprio di vostro gradimento, sarà possibile riascoltare la puntata che verrà poi pubblicata sul podcast.

Link per partecipare alle dirette  https://levocidelmattino.it/live/ .

Sito per saperne di più  https://levocidelmattino.it/ .

Se ti va, questa settimana prenditi del tempo per ascoltare "Prima di partire per un lungo viaggio" di Irene Grandi.

Io adoro lei e adoro questo brano, ma non è questo il punto. Scrivendo questa newsletter la canticchiavo senza capire bene perché, e poi mi sono detta che in effetti in questo caso, anche se non si tratta di un viaggio, è possibile ragionare su cosa facciamo prima di partire, o cosa dovremmo fare: ad esempio, capire dove andremo, come viviamo oggi, cosa serve e come vogliamo procedere.

Quando fai fatica a capire cosa viene prima, vale la pena capire da dove partire perché il lavoro possa procedere, che cosa serve per andare avanti e quali passaggi non è possibile saltare. Prima di partire non devi necessariamente conoscere ogni dettaglio del percorso, ma puoi prepararti, fare chiarezza e scegliere il prossimo passo!

Il tempo ha bisogno di cura. E la cura ha bisogno di tempo.

Buona settimana,

Leti

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