Come decidi se dire sì o no? Sai cosa comporta la risposta che scegli?

"Mi aiuti con questa decisione?" (che pizza, non ne ho proprio voglia, o almeno non adesso).
"Ci sentiamo oggi? ... magari in un orario in cui sai già che vorresti dedicarti a te o al tuo lavoro! (ma questo non sempre viene compreso).
"Ti dispiace se te ne occupi tu? Puoi farlo subito?" Tanto è una cosa veloce, ci metti 5 minuti. (certo, se ci vuole così poco perché non lo fai senza il mio aiuto? E poi come faccio con il lavoro che devo finire?)
"Vieni in riunione?"... riunione di cui non eri a conoscenza, di cui non conosci tempi, motivo e obiettivo.

Questi sono solo degli esempi di richieste che riceviamo quotidianamente, e di pensieri personali intorno alle richieste. E cosa rispondiamo di solito? Vogliamo proprio dirlo? 

Rispondiamo SI perché vogliamo essere disponibili, perché siamo gentili, perché sembra brutto rifiutare, perché quella persona ha bisogno di noi, perché ci sentiamo in colpa a rispondere diversamente, perché altrimenti chi se ne occuperebbe?

Rispondiamo SI e inevitabilmente arrivano problemi quando ci ritroviamo a recuperare il lavoro che avevamo lasciato in sospeso, a spostare un'attività importante per noi, a rispondere alle email più tardi o a lavorare quando avevamo previsto di staccare. E tutto questo ci fa anche arrabbiare un bel po' con chi ha richiesto il nostro tempo, con chi lo da per scontato, con chi da per scontata la nostra disponibilità. E ci arrabbiamo con noi perché avremmo dovuto e voluto dire di no, o rimandare, perché ancora una volta abbiamo detto sì senza filtri, senza riserve.

Quando riceviamo una richiesta, solitamente riusciamo a vedere quello che ci viene chiesto (un documento da preparare, una telefonata...) e non sempre tutto quello che la richiesta prevede davvero. Ne sono un esempio il tempo necessario per agire, le informazioni da cercare, le persone da coinvolgere, il livello di concentrazione e di precisione... 

Una richiesta può occupare mezz'ora in calendario e richiedere molto più tempo all'interno della nostra giornata.

Ecco perché mi piace pensare che ogni sì porti con sé un costo organizzativo anche quando non compare in agenda.

Non mi aspetto che ad ogni sì venga associato un calcolo. 

Il mio invito è quello di guardare il tempo a disposizione non tanto come un contenitore che non vede l'ora di essere riempito, ma come uno spazio in cui sono già presenti impegni, responsabilità, relazioni e attività che meritano attenzione. Aggiungere, ma anche togliere vuol dire allora ragionare su cosa potrebbe o dovrebbe cambiare in quello spazio.

Senza questa riflessione, ad ogni una nuova richiesta, potremmo pensare che sia più giusto rinunciare al nostro tempo personale, rinunciare a ciò che riteniamo importante anche a livello professionale.

Avere chiara la nostra bussola, i nostri valori, i pilastri intorno ai quali si basano le nostre decisioni, rappresentano una guida per scegliere la risposta che più si addice alla fase che stiamo vivendo, e che non si traduce solo in un SI o in un NO.

È vero che di fronte a una richiesta possiamo accettare o rifiutare, ma è vero anche che possiamo prendere tempo, accettare ma rimandare a un momento diverso, dare una mano ma senza occuparci proprio di tutto, suggerire soluzioni ma senza realizzarle direttamente, chiedere cos'abbia realmente la precedenza (eh no, non vale che tutto debba essere pronto per ieri e che tutto sia urgente e abbia la stessa importanza!).

Ecco allora che prima di rispondere, sarebbe utile capire a cosa stiamo rispondendo sì, cosa comporta la nostra risposta, chiarire i tempi, i confini, le responsabilità. In assenza di queste informazioni, infatti, potremmo ritrovarci a gestire molto più di quanto avessimo immaginato.

Facciamo un gioco.

1. Ogni volta che ricevi una richiesta che aggiunge qualcosa ai tuoi impegni, prenditi del tempo prima di rispondere, così da interrompere le risposte automatiche.

2. Prima di decidere, hai bisogno di aver chiaro:

--> Che cosa ti viene chiesto esattamente?

--> Che cosa succede agli impegni che hai già fissato?

3. È possibile trovare un accordo diverso?

L'esercizio/gioco della settimana serve a capire meglio la richiesta ricevuta, a definirla, a fare domande e a verificare davvero il tempo a disposizione e gli spazi realmente disponibili, o meglio ancora la fattibilità della richiesta e della tua programmazione. Serve a chiarire in base a cosa scegli di dire si o no.

Grazie a questi ragionamenti, potresti ad esempio scegliere di prendere tempo per controllare cosa hai già in programma e far sapere dopo se sarai disponibile, o approfondire meglio la richiesta che viene rivolta a te, così da capire se puoi davvero occupartene tu.

A volte infatti rispondiamo di default con un si o un no, senza aver fatto domande, senza aver chiaro che potremmo negoziare, senza sapere davvero quanto lavoro comporta una richiesta, senza verificare se è possibile una diversa gestione. 

E quante volte le priorità vengono stabilite da altre persone?

Accettare sempre perché temiamo di deludere qualcuno, potrebbe voler dire che abbiamo bisogno di lavorare sulla nostra capacità di comunicare i limiti e in confini legati al nostro modo di vivere il tempo, il lavoro e le relazioni.

Cosa succede se ogni richiesta urgente scavalca tutte le altre? Se nessuno sa quanto lavoro abbiamo già in carico, potrebbe non essere chiaro l'ulteriore carico che ci viene richiesto. 

Non possiamo chiedere alle persone di organizzarsi meglio se il modo in cui lavorano continua a mettere tutto sullo stesso piano, ma vale la pena imparare a decidere che cosa viene prima, in base a cosa scegliere e poi fare.

Dal mio mondo e dal mio tempo.

La scorsa settimana ho dedicato tempo all'ascolto del podcast sulla storia di Oriana Fallaci, la donna e la professionista grazie alla quale ho amato la scrittura, la lettura e la ricerca della verità, il coraggio di dire ciò che si pensa, la voglia di mettersi in gioco e fare, senza stare dietro le quinte a lamentarsi e basta. Vi consiglio di cuore di ascoltarlo e ringrazio Factanza Media per questo immenso dono alla comunità, oltre al lavoro di ricerca di inestimabile valore che portate avanti.

Oriana - il podcast 

Sto ascoltando anche un audiolibro L'arte di mettere in ordine la vita: Il metodo gentile per cambiare abitudini e realizzarti, che trovo illuminante per certi versi, e che per altri mi trova distante. Ma mi aiuta a vedere argomenti a me cari anche da altri punti di vista.

Martedì 20 ottobre ripartono gli appuntamenti con le live solo audio di Le voci del mattino. Si tratta di uno spazio in cui potersi confrontare ogni martedì e ogni mercoledì su argomenti sempre diversi. Partecipo come speaker ormai da qualche anno, raccontando il mio punto di vista, facendo domande, imparando a confrontarmi con punti di vista non sempre allineati al mio. E a volte è faticoso, ma è di grande ricchezza personale e professionale, è proprio una palestra di comunicazione e di relazione.

Mi trovate lì, ogni martedì e mercoledì dalle 7.00 alle 8.30 circa, e potete di volta in volta scegliere di partecipare alla diretta ascoltando e/o aggiungendo il vostro punto di vista, oppure di riascoltare la puntata che verrà poi pubblicata sul podcast.

Il link per partecipare alle dirette è sempre https://levocidelmattino.it/live/ .

Ecco il sito https://levocidelmattino.it/ dove trovare informazioni sul format e le puntate precedenti.

A voi i temi di questa settimana:

• martedì 20 ottobre: è davvero importante avere ambizioni?

• mercoledì 21 ottobre: quanto costa dire la tua opinione?

Sto continuando a leggere e ad ascoltare, non solo podcast e libri, ma anche le storie delle persone con cui mi confronto ogni giorno. A volte è proprio frustrante vedere quanta tristezza e difficoltà ci siano intorno a me, e per quanto io sia di base una persona molto sorridente, non nascondo che certe situazioni mi scombussolino al punto da portarmi a piangere, a raddoppiare le domande. Ma amo la vita davvero tanto, e non voglio perdermi l'opportunità di poter fare anche qualcosa di piccolo per rendere il tempo che ho a disposizione uno spazio migliore, e se posso anche quello delle persone con cui ne condivido anche solo una piccola parte. Siamo persone singole, è vero, ma che forza quando scegliamo di unirci e costruire e fare insieme!

Se ti va, questa settimana prenditi del tempo per ascoltare "Non è per sempre" degli Afterhours

Ascoltarla mi fa pensare che a volte ci comportiamo come se il nostro modo di fare debba rimanere immutabile, sia a livello personale che professionale. Questo vuol dire che se abbiamo sempre detto sì, ci sembra difficile e inopportuno iniziare a rispondere diversamente. Se siamo sempre state le persone che risolvono tutto, temiamo che cambiare comportamento significhi deludere qualcuno.

Io penso però che le nostre modalità possano cambiare. Possiamo rivedere gli accordi, ridefinire le responsabilità, imparare a comunicare i nostri limiti. E possiamo farlo senza smettere di essere persone disponibili e affidabili.

Prendersi cura del proprio tempo potrebbe allora voler dire dedicare uno spazio in cui poter capire, valutare e scegliere, così da avere gli strumenti per decidere cosa può far parte del nostro spazio, che cosa non può farne parte e che cosa deve aspettare.

Il tempo ha bisogno di cura. E la cura ha bisogno di tempo.

Buona settimana,

Leti