Più strumenti vuol dire più organizzazione?

Ma perché faccio fatica a trovare quelle informazioni? Ricordo di averle già segnate da qualche parte! 

Eppure di loro nessuna traccia su Google Calendar, su Asana/Trello/Notion, e nemmeno su quel foglio Excel creato proprio per tenere tutto sotto controllo. Non riesco a trovarle neanche su WhatsApp, o tra i vari post-it, o tra le mail.

Ammetto sia frustrante una situazione simile, soprattutto se hai scelto proprio tu gli strumenti da utilizzare, e magari proprio per organizzarti meglio.

La mole di impegni da gestire ci porta a pensare di dover trovare una soluzione, come ad esempio una nuova app per le attività, un calendario più ordinato, un sistema per archiviare i documenti, una bacheca per seguire i progetti, o i tanto acclamati agenti AI.

Ci riempiamo di strumenti, perché vanno di moda, perché rappresentano il futuro, perché promettono maggior efficienza e produttività, perché sei del paleolitico se non provi. Ogni strumento aderisce ad almeno una richiesta, e almeno all'inizio funziona.

A regime però, quando ad esempio viviamo un periodo particolarmente intenso, ci ritroviamo a disperdere informazioni, e di conseguenza tempo ed energie. Ad esempio aggiungiamo una nuova attività in una lista, segniamo la scadenza su un calendario appeso alla parete, recuperiamo informazioni su whatsapp e poi troviamo le informazioni del progetto in un documento archiviato con un nome improbabile (e introvabile direi!). Dimentichiamo di segnare come fatte le attività completate giorni fa, o non aggiorniamo un documento o un sistema in condivisione.

Il risultato è una continua segmentazione del lavoro in tanti posti e modi diversi.

La criticità non è di per sé la quantità di strumenti utilizzati, quanto più il concetto che per usare quegli strumenti, sia necessario ricordarci anche dove abbiamo messo ogni cosa.

Quando si parla di organizzazione digitale, si sente spesso dire che bisogna semplificare, ridurre le app e scegliere un unico sistema, e in parte mi trovo d'accordo con questo concetto, del resto eliminare le sovrapposizioni potrebbe essere un grande aiuto.

È anche vero che non sempre la scelta migliore è quella di puntare tutto su un unico strumento in cui concentrare lavoro, idee, attività personali.

Facciamo un esempio. Potrebbe essere giusto utilizzare il calendario per fissare e vedere gli impegni nel tempo; una lista di attività per tenere traccia di ciò che va fatto; un archivio per ritrovare informazioni e documenti; un sistema per gestire i progetti per aiutare a collegare attività, persone, scadenze e supportare nel monitoraggio del lavoro.

Potremmo utilizzare questi strumenti come alternative o come strumenti complementari.

Facciamo un gioco.

1. Per una settimana osserva e segna dove vai a cercare un'informazione relativa al tuo lavoro, ogni volta che ne hai bisogno. 


Può trattarsi di una scadenza, la richiesta di un cliente, un documento, un'attività da completare, il riepilogo di una riunione.

---
Capisco bene possa sembrare una perdita di tempo. Potresti semplificare concentrandoti su ciò che solitamente ti fa perdere tempo o ti costringe a passare da uno strumento all'altro.

L'esercizio/gioco della settimana serve a capire cosa cerchi di solito, dove pensi di trovarla, dove l'hai trovata davvero e se hai dovuto cercare anche altrove.


Basta osservare i casi in cui hai controllato più posti o hai trovato informazioni diverse in strumenti diversi.

 Il problema potrebbe essere legato agli strumenti utilizzati, oppure potrebbe riguardare altro, come ad esempio le informazioni non aggiornate, mancanza di regole, passaggi tenuti a memoria e mai tracciati. 

Sai quale strumento usare, per quale motivo e in quale momento? E soprattutto: hai basato il tuo lavoro su un processo chiaro e che permette agli strumenti che usi di comunicare tra loro, o devi continuamente essere tu il collegamento?

È questa la riflessione che farei se ogni volta hai bisogno di copiare un'informazione da un posto all'altro, di ricordarti di aggiornare diverse liste o controllare svariati canali per capire che cosa è successo, perché è come se questa fosse diventata una parte del tuo lavoro (che non consisterebbe più nel fare le cose).

Prima di cambiare strumento, prova a capire quale problema dovrebbe risolvere.

Ad esempio per lavoro mi capita di prendermi cura delle attività di freelance e aziende. Questo vuol dire lavorare su progetti e scadenze diverse, priorità ed esigenze non sempre simili, e chiaramente per tenere tutto in ordine e "non perdermi pezzi", ho prima di tutto deciso dove arrivano le richieste, come prenderle in carico, dove registrare le scadenze e come aggiornare le attività.

Ed è proprio per questo motivo che quando mi occupo di organizzazione lascio per ultima la scelta dell'applicazione. Quello che per me è più importante è partire dal lavoro. Questo vuol dire capire come arrivano le informazioni, quali passaggi sono previsti, chi se ne occupa, dove si interrompono e cosa serve alle persone per sapere che cosa fare.

Non esiste uno strumento perfetto per ogni persona, ma possiamo puntare a scegliere lo strumento (o gli strumenti) adatti al lavoro reale delle persone che lo utilizzano.

Tenere a mente questa riflessione potrebbe essere utile per puntare prima alla progettazione del giusto modo di lavorare, e poi riflettere su ciò che uno strumento ci permette di fare, e su quanto lavoro è previsto ogni giorno per continuare a farlo funzionare.

Uno strumento dovrebbe toglierci lavoro, non diventare un altro posto in cui ricordarsi di guardare. E se per tenere tutto sotto controllo bisogna controllare continuamente tutto, allora cale la pena lavorare sulla progettaazione di un modo diverso di lavorare.

Dal mio mondo e dal mio tempo.

Questa settimana mio figlio ha avuto la sua prima amichevole di calcio, è stato davvero emozionante. Provavo a capire come questi cucciolotti stessero vivendo questa nuova esperienza, e nel frattempo tornavo indietro di un bel po', pensando a quanta adrenalina e gioia provassi durante le mie partite di pallavolo. Quello che mi ha colpito è stata la grande unione tra tutti, il mister pronto a dar loro le giuste indicazioni, e i bambini pronti ad ascoltarlo e a incoraggiarsi l'un l'altro, abbracciandosi continuamente. E poi il villaggio intorno a loro, l'aiuto tra genitori, i sorrisi, gli sguardi di intesa. È stato bello sentirsi parte di qualcosa, costruire insieme, sostenersi, giocare.

E non è scontato!

Che si tratti di lavoro o vita privata, quante volte siamo davvero in grado di alleggerire, di rendere tutto un po' più semplice aiutandoci, davvero? Quante volte ci facciamo avanti per aiutare, per creare, piuttosto che distruggere? Quanto volte ci sentiamo davvero parte di qualcosa, e permettiamo ad altre persone di far parte di qualcosa e sentirsi davvero parte di quel qualcosa?

Se ti va, questa settimana prenditi del tempo per ascoltare "Il conformista" di GIORGIO GABER.

La adoro perché ironizza sulla tendenza a seguire ciecamente le mode pur di sentirsi al passo con i tempi. E rispetto al tema di oggi, credo possa invitarci a capire se stiamo continuamente usando nuovi tool solo perché "di tendenza", dimenticandoci di valutarne la vera utilità pratica. 

Il tempo ha bisogno di cura. E la cura ha bisogno di tempo.

Buona settimana,

Leti