Tanto ho tutto in testa!

Mmm ... allora, vediamo. Devo richiamare per fissare una nuova call, devo inviare il pdf per la presentazione del corso, ah, devo ricordarmi di programmare la mail per venerdì e poi anche di chiedere a Ginevra (nome di fantasia) se per caso può aiutarmi a mettermi in contatto con quella persona con cui vorrei tanto collaborare. E poi la lavatrice si è rotta ancora, devo ricordare di chiamare l'idraulico prima la casa allagata.

Questa è una situazione inventata, ma neanche troppo. Un'esplosione di impegni tutti in testa, mentre continuiamo a lavorare.

Va beh ma tanto ricorderai tutto, no?! 

Fino a quando non ricordi più perché hai preso il telefono, o hai creato una nuova mail. Oppure sei al cinema o a cena con una persona speciale ed ecco che torna in mente quella mail programmata per domattina e ... senza allegato!

E allora il giorno successivo ti ripeti di dover assolutamente segnare quello che devi fare, e magari lo fai anche, per poi tornare subito dopo alla tua vecchia e tanto cara modalità, e tutto "solo perché continuano ad arrivare cose da fare".

Il nostro sistema organizzativo non dovrebbe coincidere con la nostra memoria!

Tra i consigli più gettonati in tema di gestione del tempo troviamo giustamente il principio del braind dump, secondo cui bisognerebbe tirar fuori tutto quello che abbiamo in testa in modo da affidarlo a uno spazio esterno (calendario, carta e penna, note, liste...), così da far riposare la memoria e non sforzarsi di continuare a ricordare. L'idea di fondo è proprio quella di tirar fuori tutto quello che occupa la nostra mente, con l'idea di non puntare subito a fare ordine.

È un ottimo modo per iniziare a organizzare meglio il tempo che abbiamo a disposizione, lo utilizzo spesso anche per me, chiamandolo "svuotamente".

Quello su cui ragionerei è un punto che a volte trascuriamo, e che si lega all'idea che tutto quello che abbiamo in testa corrisponda a un task, quindi a qualcosa da fare.

Lo svuotamente serve proprio a tirar fuori quello che abbiamo in testa, e che quindi potrebbe essere di certo un'attività operativa, ma anche una decisione da prendere, o una serie di preoccupazioni, un'idea per una collaborazione o un progetto, una domanda personale o da condividere...

Momenti di ordinaria follia

Capita forse proprio a ogni persona una scena simile:

"Letizia ti chiede --> quando hai tempo, mi faresti sapere se è confermato il nostro appuntamento? --> Tu leggi il messaggio, sai che devi rispondere, ma cominci a riflettere sul quando, poi pensi che per rispondere devi prima capire se questa settimana sarai davvero a Milano. Non metti questo task a calendario perché non sai quanto tempo ti ci vorrà per rispondermi, e neanche nella lista perché è già lunga 3 pagine. --> Allora lo tieni in mente, tanto te lo ricorderai!

Poi ovviamente dedicherai tempo a tutte le altre attività che hai per la testa, e non solo, e a quel punto la tua testa diventerà il collegamento tra una cosa e l'altra, tenendo insieme un vero e proprio flusso di lavoro.

E questo è molto diverso!

Facciamo un gioco.

1. che si tratti di 10, 15, 20 minuti, scegli la modalità che più ti è cara (carta, pc...) e segna tutto quello che hai in testa.

Mi riferisco a cose da fare, da ricordare, da studiare, da ragionare ... anche quelle che reputi più banali, insieme alle cose da comprare.

L'esercizio/gioco della settimana non ci porta subito a organizzare, infatti non importa creare categorie, o inserire priorità. Si parte dal fare spazio per poi capire cosa serve davvero fare, e dare il giusto peso e valore a ogni attività.

Si tratta di fare spazio nella tua mente per non sovraccaricarla.

Penso sia necessario svolgere questa attività come fosse un'abitudine, in modo da tenere monitorata la situazione, capire di cose si riempie la nostra mente e avere più informazioni su cui poter lavorare per trovare un modo di organizzarsi che funzioni davvero.

E se il problema non fosse solo la memoria?

Partiamo da altre situazioni inventate (al solito, neanche troppo):

• le richieste arrivano da email, WhatsApp e telefonate, social;

• le scadenze sono segnate in posti diversi;

• nessuno sa esattamente chi deve fare cosa;

• alcune informazioni sono solo nella testa di una persona;

• prima di iniziare un'attività bisogna chiedere sempre qualcosa ad altre persone;

• le cose "urgenti" interrompono continuamente quelle importanti.

Solitamente una delle prime soluzioni a queste dinamiche è utilizzare un task manager o l'AI.

Ma sulla base di cosa?

A prescindere dallo strumento utilizzato, ciò su cui ad esempio consiglio di ragionare è il modo in cui stai facendo funzionare il tuo lavoro.

A volte servirà aggiungere una lista, o un calendario, o un sistema condiviso, o delegare ... ma soprattutto servirà capire dove e perché si inceppa qualcosa.

Un aspetto che mi piace della consulenza organizzativa che porto avanti con il mio lavoro, ad esempio, consiste proprio nel prendere ciò che oggi vive nella testa di una persona e renderlo visibile, comprensibile e, quando serve, condivisibile.

La testa non dovrebbe ricordare tutto ma pensare, decidere, creare, collegare, senza funzionare come agenda, promemoria, archivio, lista delle cose da chiedere, elenco delle scadenze, registro delle responsabilità, sistema di gestione dei progetti.

Dal mio mondo e dal mio tempo.

È stato un week end impegnativo per via del raffreddore, ha messo a dura prova le cose che avevo da fare, ma capire come stavo davvero mi ha permesso di ridimensionare i carichi di lavoro, e non solo.

Sono stata a L'Aquila in occasione del TedX a tema IDENTITÀ. 

Ho avuto la possibilità di tifare per la mia splendida e fantastica amica Federica Romagna , con un talk carico di energia, che arriva dritto a toccare corde che dovremmo sollecitare più spesso, così da capire che direzione prendere e se è davvero quella che conta per noi. Tra l'altro è stata l'occasione per ricevere una sua dedica al suo primo libro che trovo davvero motivante e pieno di punti molto utili su cui costruire la propria identità. (il libro si chiama Ma tu, sei o fai il tuo lavoro? Il ruolo, l'etichetta, l'identità).

Ho avuto l'onore di ascoltare professioniste e professionisti di diversi ambiti, di dare e ricevere grandi abbracci e sorrisi immensi, mi sono sentita grata per aver ricevuto così tanto in termini di amicizia, presenza e ispirazione. Ho portato con me domande e riflessioni, chissà, magari approfondirò con calma. Ho avuto occasione di vedere il grandissimo lavoro dietro le quinte per organizzare un evento di questa portata, insieme al grande lavoro di supporto agli speaker a livello comunicativo, umano e di presenza scenica su un palco così ambito (grandissimo lavoro a cura di Giovanni Mattiazzo).

Io ero emozionatissima per ogni persona coinvolta, posso solo provare a immaginare come si sentissero davvero! 

Se ti va, questa settimana prenditi del tempo per ascoltare "Cos'hai nella testa" di Cesare Cremonini.

Il tempo ha bisogno di cura. E la cura ha bisogno di tempo.

Buona settimana,

Leti